Personvern

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke opplysninger vi samler inn om våre tilhørige i kirken, hvorfor vi samler inn og bruker opplysninger samt hvordan vi ivaretar deres rettigheter og regler i personvernlovgivningen.

Innsamling, lagring, utlevering og annen behandling av personopplysninger er regulert i Personopplysningsloven. Loven stiller bla. strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

Definisjoner etter Personvernforordningen (PVF):

«personopplysninger» enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller et eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet

Særlige kategorier av personopplysninger (sensitive opplysninger; behandling av personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering, er forbudt).

Behandlingsansvarlig

Filadelfiakirken, Oslo er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Med «behandlingsansvarlig» menes en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighet, en institusjon eller ethvert annet organ som alene eller sammen med andre bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysningene skjer i henhold til loven. Kontaktinfo til Filadelfiakirken, Oslo finner du nederst i denne personvernerklæringen.

Hvordan informasjonen hentes?

Filadelfiakirken samler inn opplysninger gjennom skjemaer på vår nettside og gjennom Hvilke typer personopplysninger som behandles

Når du er medlem eller aktiv i kirken hos oss, lagrer vi følgende:

• Din kontaktinfo (inkl. navn, fødselsdato, bostedsadresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, hvor og når du ble døpt og fikk medlemskap, personnummer, sivil status. Vi lagrer også skriftlig kommunikasjon fra oss til deg og din eventuelle familie, om du mottar nyhetsbrev.

• Ved kontakt med Samtalesenteret og ved bønnebehov behandler vi også inngitt informasjon om dette.

• Ved fast givertjeneste i kirken, lagrer vi også ditt kontonummer og personnummer.

• Ved medarbeiderskap behandler vi i tillegg informasjon om nåværende og tidligere tjenester, og informasjon i forbindelse med administrering av ditt medarbeiderskap.

• Ved deltagelse i Microfila behandles opplysninger om barnets foresatte og kontaktopplysninger i tillegg til evnt. sykdom/allergi informasjon.

Formålet med behandlingen – hva opplysningene brukes til

• Kontaktopplysningene og demografi brukes til å nå deg med informasjon fra kirken.

• Ditt medlemskap må dessuten innrapporteres til Fylkesmannen. Vi fører også en egen kirkebok om blant annet opplysninger om dåp, opplysninger om medlemskap (inklusive kontaktopplysninger).

• Vi henter ut anonymiserte tall til statistikker

• Legger deg i turnus hvis du har tjeneste.

• Ditt kontonummer brukes til givertjenesten vår og for å hente ut skattefradrag til deg.

Rettslig grunnlag:

Filadelfiakirken har følgende rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger:

PVF artikkel 6 (1) (f) «berettiget interesse», som omfatter henvendelser og informasjon om aktiviteter hvis du er medlem av kirken eller går i kirken og har meldt interesse for dette, samt turnus ved utførelsen av tjenester. Her vil vi som regel opplyse om hvorfor du mottar en henvendelse.

Fra og med (01.12.2025 er det rettslige grunnlaget samtykke, etter PVF artikkel 6 (1) (a)

Lagt til jan 2025: Hjemmel for å føre kirkeboken er at Filadelfiakirken Behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser i å føre kirkebok, slik det er fastsatt i forskrift om registrering av og tilskudd til tros- og livssynssamfunn

(trossamfunnsforskriften) § 2.

PVF artikkel 6 (1) (a) «samtykke» dersom noen gir tillatelse til at vi kan ta bilder av dem eller deres barn.

For særlige kategorier av personopplysninger PVF art 9, nr1, bokstav d:

Behandlingen utføres av en stiftelse, sammenslutning eller et annet ideelt organ hvis mål er av politisk, religiøs eller fagforeningsmessig art, som ledd i organets berettigede aktiviteter og med nødvendige garantier, forutsatt at behandlingen bare gjelder organets medlemmer eller tidligere medlemmer eller personer som på grunn av organets mål har regelmessig kontakt med det, og at personopplysningene ikke utleveres til andre enn nevnte organ uten de registrertes samtykk.

Hvor lenge opplysningene oppbevares

• Medlem: Vi oppbevarer dine personopplysninger i Elvanto, (vår menighetsdatabase) så lenge du er registrert som medlem i vår kirke. Ved utmeldelse vil vi, dersom du ikke gir samtykke til annet, kun beholde basis kontaktinfo og dato for ditt medlemskap for etterlevelse av de krav vi har til å føre kirkeboken. I så fall vil opplysningene kun være tilgjengelig for kirkebokfører.

• Personer som har fått utført kirkelige handlinger i regi av Filadelfiakirken: Vi lagrer dato og sted for handlingen og involverte personers informasjon, og uten ekstra samtykke vil denne informasjonen kun være tilgjengelig for kirkebokfører. Disse dataene vil lagres så lenge kirken eksisterer, i henhold til relevante lover.

• Medarbeidere: Så lenge du har et aktivt medarbeiderskap så lagrer vi kontaktinformasjon og informasjon om tjenesten. Ved avsluttet medarbeiderskap vil vi slette informasjonen om tjenesten

• Ikke medlem: Slutter du i kirken vår, må du selv informere oss om dette slik at vi kan slette dine personopplysninger.

• Microfila: Så lenge barnet deltar på en aktivitet i vår regi. Opplysningene slettes når barnet går ut av 6 klasse, eller barnet ikke har deltatt på de siste 10 søndagene.

Kontoopplysninger slettes ved opphør av givertjeneste.

Hvem deler vi opplysninger med

Elvanto

• Gruppe-Tjeneste- og virksomhetsledere har nødvendig tilgang til dine kontaktopplysninger og kirketilhørighet. Resterende opplysninger er kun til bruk for ansatte i administrasjonen.

Fylkesmannen

• Lister med personnummer på medlemmer hentes ut fra Elvanto to ganger i året. Dette blir ikke sendt elektronisk av sikkerhetsmessige årsaker.

Solidus

• Hvis du har fast givertjeneste i kirken behandler Solidus nødvendige personopplysninger

Check-in

• Om du melder deg på et event i kirkens regi.

Vipps

• Ved kollekt på samlinger
  

Hvordan vi beskytter opplysningene

Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet.

Alle brukere av Elvanto avgir taushetserklæring på hva de kan bruke tilgjengelige opplysningene til. Vi har forskjellige tilgangsnivåer i systemet som sier hvilke opplysninger du som bruker kan se eller redigere. Vi gjennomgår tilgangen til Elvanto to ganger pr. år for å revidere at tilgangene er i henhold til oppgavene til den enkelte. I tillegg er det den enkelte teamleder sin oppgave å endre tilgangen til medarbeiderne dersom medarbeideren slutter eller går til nye oppgaver. Tilgang gis kun basert på at vedkommende har tjenestemessig behov for opplysningene.

Administrasjon av og endringer i lagrede opplysninger

Det er viktig at kontaktopplysningene vi har registrert om deg er riktige og oppdaterte. Har du konto i Elvanto, vil du finne disse under ”Min profil” på Medlemsområdet. Her kan du endre opplysninger selv eller du kan kontakte oss for endringer.

Rettigheter

Som registrert hos oss har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan kreve sletting, endring og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven. (Se kontaktopplysninger nederst for evnt. endringer).

Informasjon om barn

Barn ligger i Elvanto med følgende info:

• navn, fødselsdato, klasse, allergier, foresatte og deres kontaktinfo. Dette da vi har et stort arbeid blant barna som krever disse opplysningene for å følge barn og foreldre tett.
  

Kontaktopplysninger

Hvis du har spørsmål eller av andre grunner ønsker å komme i kontakt med oss i forbindelse med denne personvernerklæringen, kan du benytte følgende kontaktopplysninger;

Filadelfiakirken, Oslo V/ Peder Otieno Gjervoldstad

Postboks 6854, St. Olavsplass

0130 Oslo

Filadelfiakirken, Oslo

Postboks 6854, St. Olavsplass

0130 Oslo

Tlf. 400 05 767

post@filadelfia.no